Managed Metadata Navigatie in SharePoint 2013

In deze blogpost leg ik uit hoe je de nieuwe Managed Metadata navigatie functionaliteit van SharePoint 2013 kan configureren op een hiërarchie met meerdere site collecties. Ik ga er in deze handleiding van uit dat je al meerdere site collecties hebt, waarin je de Managed Metadata navigatie wilt toepassen.

Content Type hub

In het geval van meerdere site collecties is het aan te raden een ‘Content Type hub’ aan te maken. Dit is een site collectie die functioneert als host voor al je metadata, waaronder content types, fields/columns, terms, tags, etc. De overige site collecties kunnen gebruik maken van de metadata die opgeslagen is in de content type hub.

Een Content Type hub maak je als volgt aan:

1. Open Central Administration en navigeer naar Applicaton management -> Create site collections.
2. Maak een site collectie aan die je als Content Type hub gaat gebruiken. Geef de site collectie een herkenbare naam zoals ‘cth’ (afkorting voor Content Type hub). Je kunt gewoon een willekeurig template gebruiken, want je doet verder niets met deze site (je gebruikt hem alleen als host).
3. Navigeer binnen Central Administration naar Application Management -> Manage Service Applications.
4. Klik in de ribbon op New -> Managed Metadata Service.
5. Vul het formulier in. Geef het wederom een herkenbare naam, zodat je je nieuwe Managed Metadata Service Application straks makkelijk terug vind. Vul verder de juiste Database Server in en stel een Application pool in. In het veld Content Type hub vul je de URL van de site collectie uit stap 2 in. Klik ten slotte op Save.
De nieuwe Managed Metadata Service staat nu in het overzicht. Hierbij zijn twee regels zichtbaar, waarbij het onderscheid zichtbaar is onder de kolom Type’. Hier kan je zien dat er een Managed Metadata Service is, met daaronder een Managed Metadata Service Connection.
6. Controleer of je Managed Metadata Service de status Started (rechts in beeld) heeft en publiceer hem nog even voor de zekerheid. Je kunt het publiceren door de bovenste regel (onder Type staat Managed Metadata Service) aan te klikken, en vervolgens in de ribbon op Publish te klikken.
7. Klik nu op de onderste regel (onder Type staat Managed Metadata Service Connection).
   Je Term Store Management Tool wordt nu geopend, hier gaan we straks mee verder.
8. Open, in een nieuw venster, de site collection die als Content Type hub dient.
9. Ga naar Site Settings en klik op Site Collection Features (te vinden onder het kopje Site Collection Administration).
10. Activeer de feature Content Type Syndication Hub.

De Content Type hub is nu aangemaakt en klaar voor gebruik. Voor het gemak van deze handleiding heb ik je in stap 7 alvast de Term Store Management Tool laten openen. Hierin gaan we nu onze navigatie in aanmaken.

Navigatie aanmaken

De navigatie bestaat uit Terms welke verzameld zijn in een Term Set. Term Sets worden weer verzameld in Groups. Laten we beginnen:

1. Als je in de Term Store Management Tool in het linker venster kijkt, zie je de onderdelen die al in de Term Store staan. Waarschijnlijk zie je nog niets, behalve een regel met de naam van de Managed metadata Service en een mapje dat System heet. Hover met je muis over de naam van je Managed Metadata Service en je ziet een pijltje verschijnen aan de rechterkant. Klik op het pijltje en selecteer New Group.
2. Geef de nieuwe Group een herkenbare naam zoals ‘Site Navigation’.
3. Hover nu met de muis over de nieuwe Group en klik wederom op het pijltje. Selecteer nu New Term Set.
Een van de problemen die ik tegen ben gekomen is dat maar 1 site collectie gebruik kan maken van een term set. Om deze reden zullen we dus voor iedere site collectie een nieuwe Term Set aan moeten maken. Gelukkig kunnen in die Term Sets, de Terms hergebruiken. We gaan nu dus eerst de verschillende Term Sets aanmaken, maar we gaan slechts in 1 Term Set de Terms aanmaken. Als dat klaar is, dan hergebruiken we die Terms in de overige Term Sets.
4. Geef de nieuwe Term Set die je in stap 3 hebt aangemaakt een herkenbare naam. Houdt hierbij rekening met het feit dat iedere site collectie een eigen Term Set krijgt. Het is dus handig om je Term Set te vernoemen naar de site collectie waar je hem straks op gaat toepassen.
5. Klik op de Term Set en klik in het grote rechter venster bovenin op het tabje INTENDED USE. Zet een vinkje bij Use this Term Set for Site Navigation.
6. Herhaal stap 3, 4 en 5 voor iedere site collectie waarop je de navigatie wilt toepassen.
7. Hover nu over 1 van je Term Sets en klik weer op het pijltje. Selecteer New Term en geef de nieuwe Term een naam.
Je hebt nu de eerste echte link voor het menu aangemaakt. De naam van de Term is wat je straks ziet in het menu, houdt hier dus rekening mee als je de Term een naam geeft.
8. Herhaal Stap 7 tot je alle gewenste links voor het menu hebt aangemaakt.
9. Klik op een Term en klik op het tabje NAVIGATION in het grote scherm rechts. Klik de radiobutton bij Simple Link or Header aan en vul de URL in waar deze link straks in het menu naar moet gaan verwijzen. Deze URL komt uit een andere site collectie, dus de Browse-knop heeft hier geen zin. Zoek zelf de URL op en vul deze handmatig in.
10. Klik op het tabblad GENERAL en controleer in het veld Member Of of de juiste Source Term is geselecteerd. Zo niet, verbeter deze dan.
11. Herhaal stap 9 en 10 voor iedere term die in je menu moet komen.
12. Hover over een van overige Term Sets die je hebt aangemaakt voor je andere site collections en klik op het pijltje. Selecteer nu Reuse Terms.
    Voeg alle Terms toe die je in het menu van de site collectie, waarop deze Term Set van toepassing is/wordt, wilt zien.
13. Klik op de Term Set en selecteer het tabblad CUSTOM SORT. Klik de radiobutton bij Use custom sort order aan en zet de Terms in de gewenste volgorde.
14. Herhaal stap 12 en 13 voor alle Term Sets.

De menu’s voor alle site collecties zijn nu klaar.

Navigatie toepassen

Nu dat de menu’s klaar zijn, moeten ze worden toegepast op de site collecties.

1. Om de topnavigatie te kunnen bewerken moet een bepaalde feature aan staan. Ga naar de site collectie waarop je de navigatie wilt activeren.
2. Ga naar Site Settings en vervolgens naar Site Collection Features (te vinden onder het kopje Site Collection Administration). Activeer de feature SharePoint Server Publishing Infrastructure.
3. Ga nu (nog steeds binnen Site Settings) naar Navigation (te vinden onder het kopje Look and Feel).
4. Klik, onder het kopje Global Navigation, de radiobutton bij Managed Navigation: The navigation items will be represented using a Managed Metadata term set aan.
5. Scroll nu omlaag naar het kopje Managed Navigation: Term Set, zoek in het venstertje de juiste Term Set op en klik deze aan.
6. Klik helemaal onderin het scherm op OK.

De navigatie zou nu zichtbaar moeten zijn op de pagina’s van je site collectie. Mocht dit niet het geval zijn, dan kan je nog even de timer job Application Server Administration Timer Job handmatig starten. Deze is te vinden in Central Administration onder Monitoring -> Check job status.